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送春春去几时回?临晚镜,伤流景。往事后期空记省。

 
 
 

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职场日记之“小细节大管理”  

2016-07-21 23:17:44|  分类: 职场感悟 |  标签: |举报 |字号 订阅

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   今天下午,总经理把我、行政主管、前台文员一起叫到她办公室,我们三人并排站在总经理旁边,文员在我左边,行政主管在我右边,我看到总经理台面放着两张单,一张是我上午刚审批的《20161月至6月复印费用报销单》,一张是6月针对常用表单所采购的印刷单据报销单。

   总经理首先向行政主管询问《20161月至6月复印费用报销单》,半年时间复印费用9000多块,月均1500块,其中复印纸次费用2500多块,月均4005月一次性复印ISO9001文件8套,约用掉了300块),其中每次时隔不到一个星期就要换一次“碳粉”,每次都是80块,总经理说供应商每次来就为了换个“碳粉”,我想其中至少40块是人家的人工与交通成本吧!而且,还有换复印机主板的费用,难道复印机他们不保修的吗?行政主管回复:是因为我们自己把复印机经常弄的“卡纸”而间接导致主板烧掉,所以这个费用得我们来支付。总经理听到这个答复其实也没有再进一步追问(到是我心里再想四个问题:一则关于“卡纸”的问题到底是我们操作导致还是设备本身有问题;另则关于责任判定的问题我们是否有其理由来支撑;再则对我们的复印习惯是否进行适当的培训与引导;最后这个主板的费用报价是否合理)。总经理不再追问,我想她并不会不像我这样想,只是她采取的是一种“引导”与“教育”的方式在向我们传达一种“小细节大管理”的道理,这样反而给了我更大的压力与动力。

接下来是关于对经常性用到的表单进行印刷采购的事情,印刷费用也是近8000块,印刷了11种表单,其中最少的是50本,最多的是每种100本(每本100页)。总经理开始询问前台文员,目前每个月入职的人数有多少?前台文员说每个月在20人左右吧,随即总经理展开了她一惯的“数学”功底,拿起计算器算起了“使用率”,劳动合同100本,每本100页,共10000页,按每月入职20人,一式两份,要使用10000/2/20/12=20.83,离职交接清单100本,每月离职按20人计算,要用掉100本共10000张需要10000/20/12=41.67。再看看《员工入职档案表》100本,按每月面试人数170人计算,也得使用10000/170/12=4.9。这使用年份,我估计到时是个什么样咱们都不知道,而且咱们能保证现在印刷的单据内容、格式在未来不发生改变?即使一年不变、两年不变,五年、十年总会变吧,到那时堆在仓库的那一堆表单是不是又得报废掉了,那时报废的心态我想一定会是“一些纸罢了,不值钱”,可事实上我们这次印刷也花了近8000块啊,而且这么多表单堆在仓库总得人去定期盘点、登记吧,这些“管理成本”我们可有去计算过呢?

总经理说到这里,仍然是一种和蔼、引导、教育的方式在向我们灌输一种“小细节大管理”的道理,以及要懂得去“计算”与推理的技巧。

总经理,自始至终对我都没说什么,只是一再的叮嘱着,尹经理,这些细节你不可能不懂,包括供应商的管控,下面两层人没把控住,你应该要把控住,而这次你显然也是没把控住了(其实,此时我内心在想,此事在安排印刷与请购审批的时候,我就隐约感觉到我应该用心审批的,只是总是会有一种无形的力量似乎在拖着我一样,是对下属的信任、还是自己的不冷静所养成的恶习,还是最近工作太忙忽视的成本的管控。想想,在三年前面对这样类似的事我可没出过什么差错啊,我想一方面还是自己审批的不够仔细,一方面是对下属要求的不够严谨)。

我们都知道,细节决定成败,节约得从小事做起。行政工作看似杂、乱,甚至简单,但真要把行政工作做细、做精、做到即节约又服务周到,我想不下一番寒彻骨是不能成功的。所以,接下来我得把行政类的供应商逐一排查与重新评审,同时给予行政部每月办公用品费用成本下降率的目标考核,以及规定每月不能同时在一家供应商下单达到或超过两次,每家不得超过1500元。

我想,唯有自己先收紧权力,才能控制住钱袋子,而我这个岗位也才能向总经理有所交待,希望我的下属们也能有所感悟吧。

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